ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в аппарате Совета судей Республики Карелия

 

Утверждено

Постановлением Совета судей

Республики Карелия

№ 73 от «19» декабря 2014г.

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в аппарате

Совета судей Республики Карелия

 

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Совета судей Республики Карелия (далее по тексту – Инструкция) разработана в целях совершенствования документооборота Совета судей Республики Карелия (далее – Совет судей), управления указанной деятельностью, технологий работы с разного рода документами, обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ (в ред. от 11 февраля 2013 года) «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральным законом от 14 марта 2002 года № 30-ФЗ (ред. от 03 декабря 2011 года) «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации»; Приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; Регламентом Совета судей Республики Карелия.

1.2. Инструкция устанавливает единые требования к организации работы с документацией в аппарате Совета судей, порядок их подготовки, оформления, регистрации, учета и контроля исполнения.

1.3. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота Совета судей осуществляется секретарем Совета судей.

1.5. Общие руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, правил их подготовки и оформления, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в аппарате Совета судей возлагается на председателя Совета судей. 

1.6. Ответственность за ведение делопроизводства в Совете судей несет секретарь Совета судей.

1.7. Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется секретарем Совета судей только по поручению председателя Совета судей.

1.8. Передача документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, заместителям Совета судей,  членам Совета судей, а также руководителям и должностным лицам министерств, ведомств и организаций, гражданам осуществляется в установленном порядке (официальным письмом) или иным способом по поручению председателя Совета судей.

1.9. Копии постановлений и иных актов, принимаемых Советом судей в рамках своих полномочий, передаются сторонним организациям только по поручению председателя Совета судей или лица его замещающего.

2. Документация аппарата Совета судей

2.1. Состав документации аппарата Совета судей определяется полномочиями Совета судей, объемом и характером взаимосвязей между Советом судей и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2. Документы в аппарате Совета судей создаются с использованием компьютера.

2.3. Отдельные внутренние документы (заявления, анкеты, объяснительные записки и т.п.) допускается оформлять в рукописном варианте. 

 

3. Порядок организации документооборота в аппарате Совета судей

3.1. Движение документов в аппарате Совета судей с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документация подразделяется на следующие ее виды:

- документы, поступающие в Совет судей (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, разрабатываемые в аппарате Совета судей, не направляемые за пределы аппарата (внутренние).

 

4. Регистрация и обработка входящих и исходящих документов

4.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес Совета судей, производятся секретарем Совета судей Республики Карелия.

4.2. Все официальные документы, полученные секретарем Совета судей, регистрируются в журнале входящей корреспонденции.

4.3. Документы регистрируются по порядку в пределах календарного года: поступающие – в день поступления, внутренние и отправляемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа внутри аппарата Совета судей он повторно не регистрируется.

4.4. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы передаются секретарем Совета судей для рассмотрения председателю Совета судей.

4.5. Председатель Совета судей дает поручение заместителям, членам Совета судей, исполнителям, комиссиям, оформленное в виде резолюции. После этого подлежащий рассмотрению документ передается адресату. Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Совета судей делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

4.6. Рассмотренные председателем Совета судей документы возвращаются секретарю Совета судей, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

4.7. Документы, поступившие в Совет судей по каналам факсимильной связи, и телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад председателю Совета судей и на исполнение.

4.8. Телефонограммы, адресованные председателю Совета судей, принимаются секретарем Совета судей или лицом его замещающим. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на листе бумаги и оперативно передается на доклад председателю или лицу его замещающему.

4.9. Перед тиражированием копия рассылаемого документа заверяется печатью Совета судей и рассылается исполнителем в соответствии с указанием рассылки.

4.10. Документы на отправку оформляются и упаковываются в конверты. Перед упаковкой в конверты проверяется правильность оформления адреса, наличие приложения, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

 

5. Передача текстов служебных документов по каналам

факсимильной связи

5.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов организациям, учреждениям (от организаций, учреждений).

5.2. Информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте обязательна.

5.3. Прием и передача документов, подписанных председателем Совета судей, его заместителями и членами Совета судей, осуществляются секретарем Совета судей. Принятый и подлежащий отправке по телефаксу документ учитывается в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

 

6. Работа  со служебными документами

6.1. Секретарь Совета судей обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

6.2. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Совета судей, его заместителям и членам Совета судей, подготовку к пересылке адресату.

6.3 Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке. Тиражирование (ксерокопирование) документа осуществляется секретарем Совета судей. Контроль исполнения инициативных документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет секретарь Совета судей. 

 

7. Подготовка и оформление отдельных видов документов

7.1. В аппарате Совета судей создаются следующие виды документов: 

- проекты постановлений Совета судей;

-проекты утверждаемых документов (инструкции, положения, планы, графики, повестки дня заседания, программы проведения мероприятий и др.);

- служебные письма;

-справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью Совета судей;

- материалы и проекты ответов по поступившим в адрес Совета судей обращениям органов судейского сообщества субъектов Российской Федерации, жалобам и сообщениям от других органов и должностных лиц, а также от граждан для представления на рассмотрение председателю Совета судей, его заместителям и членам Совета судей;

- запросы;

- иные документы.

7.2. Проекты постановлений подготавливаются секретарем Совета судей по поручениям председателя Совета судей либо одного из заместителей председателя Совета судей или членов Совета судей.

7.3. В случае если проекты постановлений были одобрены соответствующими компетентными лицами, то при представлении их на подпись к ним прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия. Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением Совета судей, если иное не предусмотрено законом. 

 

8. Постановления, положения, правила, инструкции, доклады  и обращения

8.1. Постановлением Совета судей может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Советом судей, прилагается к постановлению.

8.2. Положения, правила, инструкции – документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, обязательные для выполнения. Указанные документы разрабатываются рабочими группами или членами Совета судей по поручению председателя Совета судей. Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другие сведения.

8.3. Основное содержание докладов, выступлений, справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем случае указывается «текст прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

8.4. Обращения Совета судей разрабатываются рабочими группами или членами Совета судей по поручению председателя Совета судей.

 

 

9. Протокол заседания

9.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, проводимых Советом судей. На каждом заседании Совета судей ведётся письменный протокол, к которому приобщаются все представленные документы и материалы.

9.2. В протоколе указываются его порядковый номер, дата проведения, утвержденная повестка дня, фамилии членов Совета судей и приглашенных, участвующих в заседании. Приводятся фамилии и должности лиц, принявших участие в обсуждении вопросов, а также результаты голосования и принятые решения.

9.3. Протокол заседания Совета судей должен быть изготовлен в течение пяти дней после окончания заседания, он подписывается председательствующим на заседании и лицом, составившим протокол.

9.4. Протоколы могут по желанию нумероваться порядковыми номерами в пределах календарного года.

9.5. Копии протоколов заседаний Совета судей представляются по запросу членов Совета судей, председателей судов, заинтересованных лиц в течение пяти дней со дня получения соответствующего запроса.

9.6. Решения по процедурным вопросам при необходимости оформляются выписками из протокола заседания.

 

10. Служебные письма

10.1. Служебные письма оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись.

10.2. Второй экземпляр письма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка. Регистрационный номер и дата на  письме проставляются на месте бланка.

Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, разъяснения, сообщения, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст письма, оформленного на бланке Совета судей, излагается либо от 3-го лица единственного числа, например: «Совет судей Республики Карелия рассмотрел...» либо от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». Датой письма является дата его подписания. 

 

11. Контроль исполнения служебных документов

11.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

11.2. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов осуществляется председателем Совета судей.

11.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным срокам.

11.4. Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) судей, граждан ведется секретарем Совета судей. 

 

12. Номенклатура дел

12.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558.

12.2. Номенклатура дел Совета судей на очередной календарный год составляется непосредственно в аппарате Совета судей, подписывается секретарем Совета судей и утверждается председателем Совета судей. 

 

13. Порядок передачи документов на хранение в архив и их непосредственное хранение

13.1. С момента заведения и до передачи в архив органов судейского сообщества дела хранятся по месту их формирования – в аппарате Совета судей. Секретарь Совета судей несет ответственность за сохранность документов и дел.

13.2. Хранение документов и передача их на постоянный и временный срок хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на хранение  в архив органов судейского сообщества осуществляется экспертной комиссией Совета судей.

13.3. В архив органов судейского сообщества передаются дела постоянного, временного срока хранения. Их передача производится по описям.

13.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в аппарате Совета судей и по истечении срока хранения подлежат уничтожению по актам в установленном законодательством Российской Федерации порядке. 



Оцените эту публикацию:
Голосов: , Среднее:
Коментарии (0)
Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии.